Il processo di catalogazione dell’Archivio storico della Pontificia Università Gregoriana costituisce la prima esperienza di catalogazione sistematica, in un OPAC (on line public access catalogue), realizzata dalla Compagnia di Gesù. L’esistenza del catalogo permette l’identificazione e reperibilità del documento, promuove la ricerca scientifica sui contenuti del codice e permette di elaborare possibili reti di conoscenza. Inoltre consente di prendere consapevolezza dello stato di conservazione del manoscritto, e di organizzare politiche di preservazione, tutela, restauro e valorizzazione.
L’attività di catalogazione, svolta attraverso il programma Manus on line, ha offerto la possibilità di partecipare al censimento dei manoscritti presenti nelle biblioteche italiane, insieme a quasi 150 istituzioni, molte delle quali possiedono fondi d’interesse gesuitico.
I fondi attualmente oggetto d’inventariazione sono: il Fondo Curia, contenente circa 2380 volumi, restituito alla Compagnia di Gesù dalla Biblioteca nazionale centrale di Roma nel 1948; il Fondo APUG, costituito da 3271 volumi (secc. XVI-XIX), in parte miscellanei e provenienti dal Collegio Romano e da anteriori sedi dell’Università fino al 1946, anno in cui la Pontificia Università Gregoriana fu separata dalla Provincia Romana; il Fondo Collegio Romano, con testimonianze varie delle vicende istituzionali dell’Università nel XIX secolo, proveniente dalla Provincia d’Italia. A questi si aggiunge l’inventariazione analitica delle carte del Fondo Pasquale D’Elia, di particolare interesse per la storia delle missioni in Oriente e il Fondo Concilio di Trento. Nel fondo del concilio tridentino si conservano alcune preziose testimonianze dello Sforza Pallavicino oltre a circa 100 documenti relativi al materiale raccolto in 25 anni di lavoro dal gesuita Terenzio Alciati sul Concilio di Trento. E’, infatti, grazie a questa poderosa documentazione che il famoso cardinale riuscì in pochi anni a comporre la sua Istoria del Concilio di Trento.

Pur procedendo con un tipo di inserimento “manoscritto in mano” lento e meticoloso, recentemente è stato deciso di inserire in MANUS anche i dati, incompleti e a volte scorretti, delle schedine dei cataloghi cartacei del Fondo Curia e dell’intero Fondo Collegio Romano. Contestualmente al lavoro di catalogazione dei manoscritti si crea, per ciascun autore gesuita, il rispettivo authority record. Di ogni gesuita viene ricostruita la biografia attraverso fonti di diversa natura: bibliografiche, archivistiche e manoscritte. L’Archivio diventa così il principale punto di riferimento in materia gesuitica per gli altri archivi e biblioteche partecipanti al progetto nazionale.
Attualmente l’inserimento dei dati nel catalogo è effettuato da tirocinanti, a cicli di 6 mesi, provenienti principalmente dalla Scuola Speciale per Archivisti e Bibliotecari – “Sapienza” Università degli Studi di Roma- sotto il tutoraggio del personale dell’Archivio. In questo modo, per la prima volta, l’Archivio oltre a rendersi fruibile alla ricerca, si offre come luogo di formazione.