Informazione
Presso l’archivio il personale offre un servizio di reference e di ricerca sui fondi che in alcuni casi viene gestito anche da remoto. E’ stato creato un blog linkabile (www.archiviopug.blogspot.com) dal sito della Pontificia Università Gregoriana dove accanto alle notizie storiche vengono fornite informazioni costantemente aggiornate sulle attività e i progetti in corso presso l’archivio. La struttura del blog permette inoltre di rilevare dati statistici sulla tipologia e la localizzazione dell’utenza che ha anche la possibilità di interagire direttamente.
Alla fine del mese di maggio l’archivio ha organizzato un incontro di presentazione del progetto di catalogazione in MANUS dei manoscritti del Fondo Curia.

Conservazione
– Collocazione materiali: l’archivio si è dotato di una cassettiera per la conservazione delle stampe e dei grandi formati.
– Intervento edilizio: si è provveduto alla chiusura della finestra del magazzino; ciò garantisce anche la sicurezza per i fondi ivi conservati.
– Monitoraggio microclimatico: è stato installato nei locali di studio e nel deposito un sistema di rilevamento di umidità e temperatura. I dati giornalieri scaricati mensilmente, disponibili anche in forma di grafico, permettono di controllare l’andamento dei parametri ambientali.
– Intervento di spolveratura: nell’ambito delle attività di tirocinio formativo si è provveduto all’intervento di depolveratura manuale, di tutti i volumi oggetto della successiva catalogazione. Inoltre si è realizzata, per il Fondo Orazio Grassi, la spolveratura delle stampe e dei disegni, successivamente collocate in apposite cartelline.
– Custodie temporanee materiale antico: sono state realizzate custodie temporanee in cartoncino alcalino per tutti i volumi antichi del Fondo Curia che presentano legature in precario stato di conservazione.
– Custodie materiale moderno: sono stati inseriti all’interno di combibox documenti relativi al Fondo moderno contenente il materiale accademico dei professori gesuiti che hanno insegnato presso l’Università Gregoriana negli ultimi anni del XIX secolo.
– Interfoliazione di volumi: sono stati interfoliati con carta velina diversi volumi che presentavano carte fortemente imbrunite a causa dell’acidità degli inchiostri.

Catalogo e indici– MANUS. Alla fine del 2008 l’archivio è entrato a far parte del progetto del Ministero per i Beni e le Attività Culturali: Censimento relativo ai manoscritti e alla loro bibliografia dell’ICCU (Istituto Centrale del Catalogo Unico) e si è dotato del software di catalogazione MANUS. Sulla base della Guida a una descrizione uniforme dei manoscritti e al loro censimento e grazie alla collaborazione dei tirocinanti sono stati inserite circa 50 descrizioni dettagliate corredate di immagini dei manoscritti del Fondo Curia oltre a 134 segnature corredate di bibliografia.
– Indici. Sono stati realizzati i seguenti indice che sono consultabili on line:
Indice della Corrispondenza di Christophorus Clavius.
Indice alfabetico per autore, sulla base del catalogo topografico, del Fondo Curia.
Indice dettagliato del Fondo Orazio Grassi.

Attività di tirocinio
Sono state firmate convenzioni con il Dipartimento di studi orientali e la Scuola Speciale per Archivisti e Bibliotecari dell’Università di Roma Sapienza, per tirocini formativi della durata di 6 mesi. L’archivio si è inoltre avvalso della collaborazione di dottorandi della Facoltà di Storia e Beni Culturali della Chiesa della Pontificia Università Gregoriana.
L’attività principale di cui si occupano i tirocinanti, che oltre a essere formati preliminarmente vengono costantemente seguiti, riguarda l’attività di catalogazione in MANUS.
L’archivio ha inoltre collaborato con il prof. Defraia, docente di codicologia della Facoltà di Storia e Beni Culturali della Chiesa, fornendo i manoscritti analizzati durante il corso.

Progetti– Authority file gesuiti
Accanto alle schede di descrizione vengono creati in MANUS gli Authority record di gesuiti relativi alle varie responsabilità, esterne ed interne, individuate nei manoscritti. La scheda relativa all’autore contiene accanto a dati biografici dettagliati l’indicazione delle fonti: repertori bibliografici, fonti archivistiche e fonti on line. Vengono create inoltre tutte le forme di rinvio alla forma accettata dell’autore individuate sui repertori.
– Rilevamento filigrane
Contestualmente all’inserimento dei dati catalografici si provvede al rilevamento sistematico delle filigrane presenti in ogni manoscritto creando un data-base di immagini che sarà oggetto di indicizzazione successiva.
– Rilevamento dello stato di conservazione
Si procede al rilevamento dei diversi danni individuati sul manoscritto, inerenti legatura e carte, in modo da creare un archivio separato che ci consenta di preparare progetti di restauro specifici.
– Rilevamento antiche segnature
Vengono rilevate sia le segnature identificabili che quelle presenti solo con indicazioni alfanumeriche che sono state precedentemente fotografate e nominate per costituire un archivio di segnature. Si vengono creando sub-fondi, all’interno del fondo principale, che fanno riferimento alle diverse provenienze dei singoli manoscritti Questa operazione permettere inoltre una prima ricostruzione virtuale della composizione per materia dell’Archivio del Collegio Romano.
– Ricollocazione e apposizione etichette conservative
La ricollocazione, per ragioni conservative, avviene secondo il formato e secondo la materia di cui è composta la legatura (carta, pelle, pergamena). Le nuove etichette in cartoncino alcalino vengono apposte, attraverso un semplice sistema di ancoraggio che permette la leggibilità integrale degli elementi rintracciabili sul dorso.
– Progetto D’Elia
E’ stato inventariato il materiale documentario del Fondo Pasquale D’Elia: riproduzioni fotografiche di manoscritti cinesi, materiale dattiloscritto e manoscritto contenuto in 66 faldoni.
– Progetto Clavius
Oltre all’Indice della corrispondenza è stato rilevato lo stato di conservazione e formulato il progetto di restauro relativo ai due volumi: APUG 529 e APUG 530. Il progetto prevede lo scioglimento delle singole lettere restaurate che verranno collocate in appositi contenitori e separate in cartelle conservative.

Riproduzione fotografica e servizi per le mostre
L’archivio offre il servizio di riproduzione fotografica dei documenti richiesti, rendedoli disponibili su cd rom.
E’ stato consentito il prestito del volume APUG 429 in occasione della mostra per le celebrazioni dell’Anno Paolino che si terrà presso i Musei Vaticani dal 25 giugno al 27 settembre 2009.

Consultazione materiale digitale
Fondo Kircher: i cd contenenti il materiale digitale sono stati convertiti nei formati jpg e pdf in modo da consentire all’utente locale l’accesso immediato al documento digitale.
Microfilm Fondo Curia: è disponibile l’indice dei circa 300 microfilm relativi ai manoscritti del Fondo Curia.